Gestion des tâches professionnelles :
"Entretien avec un paresseux organisé..."
J'ai rencontré récemment un individu singulier, qui m'a beaucoup appris sur la façon d'organiser mon travail.
Appelons-le Bruno.
Je ne résiste pas à l'envie de vous faire découvrir le personnage.
Les quatre mots qui décrivent le mieux Bruno sont : Anticonformiste, organisé, efficace et... Paresseux.
Sur le bureau de Bruno, trois bacs de la taille chacun d'une boite à chaussures. Dans les bacs, des fiches manuscrites. A y regarder de plus près, les fiches sont des aide-mémoire pour les travaux, petits et grands, que Bruno doit traiter dans les jours et les semaines à venir. Sur chaque bac, écrit au marqueur, un mot composé indique de toute évidence la famille à laquelle appartient la fiche.
Voici la transcription aussi fidèle que possible de notre entretien :
Michel :
Sur le bac de gauche est écrit "Tâches-temps". De quoi s'agit-il ?
Bruno :
"Les tâches-temps sont les activités de durée inférieure à cinq minutes. Par exemple lire en diagonale le compte-rendu de la réunion d'hier, vérifier que le colis que j'ai commandé lundi m'a bien été expédié...
Michel :
Ce bac est pratiquement vide. Cela signifie-t-il que ce type de tâches est peu fréquent ?
Bruno :
Bien au contraire ! La plupart des activités d'une journée sont des tâches-temps. Si la boite est vide c'est à cause de la règle de traitement que je leur applique. La voici : "Exécuter prioritairement, toutes affaires cessantes, les tâches-temps".
Michel :
Surprenant, de voir un paresseux se précipiter ainsi sur le travail !
Bruno :
Pas tant que cela car le but est de réduire la quantité de travail. Prenons un exemple. Nous sommes le 10 février. Le 25 février j'anime une journée de formation à Paris. L'une des fiches du bac tâche-temps est libellée comme suit : -Réserver une chambre d'hôtel- Si je la traite aujourd'hui, j'en ai pour cinq minutes. Si j'attends le 20 il me faudra une demi-heure car mon hôtel habituel sera complet. Au global j'économise plusieurs heures par semaine avec ma méthode, pour un résultat identique. Bénéfice supplémentaire, le fait que le bac soit constamment vide est excellent pour mon moral ! Depuis quelque temps, grâce au téléphone portable et au mail, j'économise même le temps passé à rédiger les fiches. Je traite les tâches-temps "au fil de l'eau".
Les tâches-temps sont les activités de durée inférieure à cinq minutes...
"exécuter prioritairement, toutes affaires cessantes, les tâches-temps"
Michel :
Sur la boite du milieu est écrit "tâches-travail". Je suppose qu'il s'agit de travaux de durée plus importante ? La règle de traitement des tâches-travail est donc différente ?
Bruno :
Complètement différente ! Pour ces activités là la règle est la suivante : "Faire systématiquement le plus tard possible les tâches-travail".
Michel :
Ne jamais faire aujourd'hui ce que l'on peux remettre au lendemain ! Voilà bien le paresseux qui apparaît au grand jour.
Bruno :
Détrompez-vous. Je ne fait qu'appliquer des principes scientifiques. Connaissez-vous la loi de Parkinson ? Avez-vous eu connaissance des travaux du Docteur Eliyahu Goldratt ? Non ? Ecoutez bien : La loi de Parkinson établit que plus le temps dont on dispose pour réaliser une tâche est grand, plus important sera le travail consacré à cette tâche, et cela sans que le résultat soit sensiblement meilleur. Quant au Dr Goldratt, il a développé ce principe et à mis en évidence les nombreux avantages de la planification au plus tard. Je peux vous citer quatre avantages au moins de cette méthode.
Pour illustrer notre propos, revenons sur ma journée de formation du 25 février. Sachez d'abord que si je suis paresseux, je n'en suis pas moins perfectionniste, ce qui n'est pas contradictoire. Si je commence ma préparation aujourd'hui je vais immanquablement être insatisfait du support pédagogique et le réécrire, créer quelques transparents supplémentaires (qui ne serviront qu'à endormir mon auditoire), bref m'inventer du travail inutile. Croyez-en mon expérience de formateur, les fiches d'évaluation remplies en fin de journée par mes stagiaires ne reflètent aucunement le travail de préparation. Vous aurez compris que ce mécanisme fonctionne pour toutes les tâches consistant à accomplir un travail intellectuel, quel que soit le domaine d'activité. J'espère vous avoir convaincu que l'économie de travail est le premier bénéfice de la planificaton au plus tard. Un autre exemple pour poursuivre : J'ai supporté pendant des années une imprimante velléitaire, qui de temps en temps refusait d'imprimer mes supports de cours. Je vous laisse imaginer ma panique lorsque, ayant adopté les principes du Dr Goldratt, je me suis trouvé sans support de cours la veille d'une intervention importante.
Michel :
Et cela ne vous a pas amené à revenir à la planification au plus tôt ?
Bruno :
Non, cela m'a amené à changer d'imprimante. Et je m'en porte bien mieux. Ne reconnaissez-vous pas ici la même logique, un peu déroutante reconnaissons-le, que dans la gestion par Flux tendus ? Les petits dysfonctionnements deviennent insupportables, donc je les traite, donc je gagne en tranquilité. C'est le bénéfice numéro deux. Le troisième bénéfice est pour ma trésorerie. Pour certaines actions, lorsque le public est nombreux, je fais appel à un imprimeur pour éditer mes documents. A l'époque ou je planifiais au plus tôt, je devais régler la facture de l'imprimeur bien avant que mon propre Client n'ait réglé ma facture. Aujourd'hui, c'est l'inverse. A mon niveau, les sommes en jeu sont peu importantes. Pour beaucoup d'entreprises, ordonnancer au plus tôt est une erreur de gestion.
Michel :
Vous m'aviez annoncé quatre avantages.
Bruno :
Le bénéfice numéro quatre est pour vous car si je planifiais au plus tôt, j'aurais été aujourd'hui débordé de travail et il est probable que j'aurais refusé de vous recevoir pour cet entretien. Reconnaissez que c'eut été dommage.
"La loi de Parkinson établit que plus le temps dont on dispose pour réaliser une tâche est grand, plus important sera le travail consacré à cette tâche, et cela sans que le résultat soit sensiblement meilleur."
Michel :
Sur le bac de droite est écrit "tâches -idée". Je m'attends à tout...
Bruno :
Les tâches-idée demandent un effort d'imagination, soit qu'elles consistent à traiter un problème réputé insoluble, soit qu'elles visent à produire de l'inédit. Attention, il ne s'agit pas des démarches inventives (dont je vous parlerai une autre fois), qui, quant à elles, se traitent en groupe de travail. Voudriez-vous me lire les deux ou trois premières fiches de la pile ?
Michel :
Première fiche : Trouver un slogan pour ma nouvelle plaquette commerciale.
Deuxième fiche : Faire en sorte, sans blesser sa susceptibilité, que Carine cesse de m'appeler dix fois par jour.
Les autres tâches-idée sont du même acabit. Je suis curieux de savoir comment vous traitez ce qui ressemble plus à la résolution d'énigmes qu'à des activités planifiables.
Bruno :
Voici le secret : "Ne jamais travailler sur les tâches-idée, mettre son inconscient en situation de les traiter lui-même". Je suis doublement fier de ce principe. D'abord parce que j'en suis l'auteur. Ensuite parce que son application rigoureuse ramène pratiquement à zéro le travail sur ces activités tout en produisant des résultats d'une efficacité redoutable.
Michel :
Peut-être, mais vous n'en avez pas assez dit. Comment fait-on pour mettre son inconscient en situation de générer de bonnes idées ?
Bruno :
Excellente question. Il s'agit là d'une alchimie délicate mais parfaitement maîtrisable. Il vous arrive, n'est-ce pas, d'avoir de bonnes idées ? Avez-vous remarqué dans quelles situations ces idées surviennent ?
Michel :
Souvent quand je suis seul au volant de ma voiture, écoutant de la musique classique. Quelquefois aussi dans mon bain.
Bruno :
Pour vous c'est la voiture et le bain, pour un autre ce sera la pèche à la ligne ou la marche à pieds. Dans tous les cas ce que l'on peut appeler l'illumination survient à l'occasion de moment de détente mentale et d'excitation des sens. A l'inverse vous avez constaté comme moi qu'il ne sert à rien de s'acharner à résoudre un problème difficile si l'on est fatigué, ou même si l'on est tout simplement en situation de travail. Sachant cela il ne vous reste plus qu'à garder vos tâches-idée en réserve et à vous ménager des moments de détente. Reconnaissez qu'il s'agit bien là d'une vraie invention de paresseux ! Ah, un dernier conseil : Munissez-vous toujours, lors de vos temps de détente productive, d'un papier et d'un crayon car les bonnes idées sont fugitives. Pour la voiture je vous conseille le dictaphone.
Sur ces mots, Bruno a pris congé. J'ai cru comprendre qu'il partait en Irlande pécher le saumon et accessoirement.... trouver la solution de plusieurs problèmes d'une importance capitale.
Michel Estève
Consultant-Formateur en Gestion de Projets, Conception & Innovation
