Clés pour Microsoft project 2007

Aussi étonnant que celà paraisse, beaucoup d'utilisateurs négligent de spécifier la date de début de projet. On accède au paramétrage de la date de début de projet par le menu déroulant Projet => informations sur le projet

Attention : Par défaut, MS Project commence les journées à 9 heures du matin indépendamment des horaires de travail du calendrier. Pour garder la maitrise, utilisez, comme dans l'exemple ci-dessus, un format date et heure :  Outils => options, onglet affichage, format de date

Attention : ne vous trompez pas de chemin, le menu affichage => calendrier ne vous donne pas accès au paramétrage des horaires et jours fériés..

On accède aux paramétrages de calendrier par Outils => modifier le temps de travail.

Dans la boite de dialogue qui s'ouvre alors, un onglet est dédié au réglage de la semaine de travail.

En cliquant sur le bouton "détails" on paramètre les horaires de chaque jour de la semaine.

Astuce : pour supprimer une ligne du tableau, cliquer sur "définir les jours comme période chomée" puis sur "définir ... travail spécifique"

Avant la version 2007 il fallait paramétrer les jours fériés année par année. Désormais, au prix d'une interface un peu plus complexe, on paramètre en une seule fois plusieurs années.

Les jours fériés se déclarent dans l'onglet "exceptions" ainsi que les journées dont l'horaire serait particulier.

Pour chaque "exception", on indique, après avoir cliqué sur le bouton "détails", le statut "férié" ou l'horaire spécifique de la journée et la fréquence de répétition de l'évènement.

Encore un paramétrage dont la logique échappe aux débutants. Lorsque vous saisissez des durées de tâche en jours, semaines ou mois, MS Project a besoin de savoir combien vaut, en heures, votre journée standard, votre semaine standard, votre mois standard.

Ces valeurs sont à saisir dans Outil => modifier le temps de travail, onglet options

Attention : Si vous effectuez ce paramétrage après avoir créé des tâches, Project recalculera vos durées de tâche sans vous demander votre avis.

Rien de plus facile que de créer une tâche : il suffit de saisir une valeur quelconque sur une ligne du tableau et une tâche est créée.

Astuce : le point d'interrogation dans la colonne durée signifie que project a donné une durée par défaut (1 jour) et qu'il attend votre confirmation. Le point d'interrogation disparaîtra dès que vous aurez saisi une valeur de durée.

Soyez attentif aux icones figurant dans la colonne de gauche du tableau, ils signifient que la tâche est contrainte. En positionnant le pointeur au-dessus de l'icone, une infobulle apparait avec l'indication de la nature de la contrainte.

Attention : Evitez les procédures qui conduisent MS Project à contraindre les tâches, par exemple ne créez pas vos tâches par cliquer-glisser dans le diagramme de gantt. C'est vous seul et non pas le logiciel qui devez décider qu'une tâche est contrainte. La tâche contrainte doit rester une exception et correspondre à une réelle nécessité.

Rien de plus facile que de créer un lien d'antériorité : soit graphiquement dans le diagramme de gantt, soit en indiquant le numéro de la tâche antécédent dans la colonne "prédécesseur", soit encore dans la boite de dialogue "information sur la tâche" onglet prédécesseurs.

Bien que l'utilisation des logiciels de planification ait fait tomber le réseau logique en désuétude, il ne faut pas négliger l'intérêt de ce mode de représentation du projet, tant sur le plan pédagogique que de façon opérationnelle pour établir très rapidement le macro-planning du projet.

On accède au réseau logique par affichage => réseau de tâches (ou affichage => organigramme des tâches). Tâches et liens se créent par simple cliquer-glisser sur la plage blanche de l'écran.

Pour obtenir un aspect proche de celui présenté ci-contre, il faut autoriser le déplacement manuel des tâches par format => disposition => positionnement manuel des cases, puis donner l'apparence souhaitée aux cases par format => style des cases.

Conformément à l'usage, dans MS Project le chemin critique est mis en évidence par la couleur rouge des tâches et des liens qui le composent. Faut-il rappeler que le chemin critique est la suite des tâches à marge nulle.

Dans l'affichage diagramme de gantt (affichage par défaut) toutes les tâches, critiques et non critiques, apparaîssent en bleu. Bien qu'il soit possible de changer la configuration de cet affichage, le plus simple pour obtenir un diagramme de gantt avec le chemin critique en rouge est de faire affichage => gantt-suivi. Notons que la finalité première de cet affichage n'est pas de visualiser le chemin critique : vous remarquerez que des sigles "0%" figurent à droite de chaque barre, ils indiquent la valeur de l'avancement de la tâche. Le "gantt-suivi" comme son nom l'indique est utilisé dans la phase de réalisation du projet, pour contrôler la progression des travaux.

Astuce : Lorsque vous avez ouvert le gantt-suivi, vous avez surement constaté que votre planning ne figurait pas dans la zone diagramme de gantt. Vous avez probablement utilisé l'ascenceur horizontal pour centrer votre planning sur l'écran. Peut-être même avez-vous pesté contre les développeurs de Microsoft qui ont fait l'impasse sur ce détail d'ergonomie ! Désormais, gagnez du temps en utilisant le bouton "atteindre la tâche sélectionnée"

Bien que la plupart des liens d'un planning soient des liens d'antériorité (du type fin-début). Il est fréquent que des tâches soient liées par une règle de dépendance différente. Project propose en tout quatre types de lien comme représenté ci-contre. Pour changer le type d'un lien le plus simple est de faire un double-clic sur le lien et de renseigner la boite de dialogue qui s'ouvre.

Il n'est pas rare que les liens doivent intègrer une durée (positive ou négative). Pour ce faire, double-clic sur le lien et spécifier la valeur du décalage.

Une tâche est dite hamac lorsque les dates de début et de fin, et conséquemment sa durée, dépendent d’autres tâches. Le nom, hamac, est inspiré par le fait que la longueur du hamac varie en fonction de la distance entre les encrages auxquels il est attaché.

Pour créer une tâche hamac :

a. Créez la tâche qui deviendra la tâche hamac (ici "tâche hamac").

b. Copiez la date de la tâche dont dépend le début de la tâche hamac (ici le début de tâche 1).

c. Cliquez dans la case de début de la tâche hamac

d. Menu Édition, rubrique Collage spécial…¸ option Coller avec liaison  et cliquez Ok.

e. Refaites les mêmes étapes afin de coller la date de la tâche dont dépend la fin de la tâche hamac (ici la fin de tâche 2).

Observez que les dates de début et de fin de la tâche hamac sont affectées d'un onglet qui nous signale qu'elles sont issues d'un lien OLE. (si ce n'est pas le cas outil => options => affichage => Indicateurs de liaison OLE)

Le lien fin-début avec décalage positif peut être utilisé pour prendre en compte un délai technique, par exemple le temps de séchage du béton. Dans ce cas il devient illogique de travailler en temps ouvré. La peinture sèche aussi le dimanche ! Project vous permet de spécifier les durées en temps calendaire. Pour cela, faire suivre la valeur et l'unité de durée d'un "é" accent aigu. (pour la version anglophone, le suffixe est "edays")

Ouvrez la boite de dialogue information sur la tâche, onglet avancées. Le choix type de contrainte vous permet d'imposer à la tâche la contrainte qui correspond aux réalités de terrain.

Un jalon est un évènement marquant, par exemple une réunion ou la recette d'un livrable.

Dans project il suffit de donner zéro comme durée à une tâche pour que la barre correspondante prenne la forme d'un losange noir, représentatif d'un jalon.

Astuce : Il est possible de transformer en jalon une tâche dont la durée n'est pas nulle. Pour cela ouvrir la boite de dialogue information sur la tâche onglet avancées puis cocher marquer comme jalon.

MS Project vous permet d'interrompre une tâche et de la reprendre plus tard. Cette opération est le fractionnement. Pour fractionner une tâche, choisissez l'outil "fractionner la tâche"

Une fenêtre s'affiche pour vous indiquer la date et l'heure correspondant à la position du pointeur. Déplacez le pointeur sur la zone ou vous voulez interrompre la tâche et cliquez.

La tâche se trouve fractionnée. La durée d'interruption est de une journée. Pour modifier cette valeur il faut déplacer la portion aval à l'aide de la souris.

Attention : Vous n'avez pas accès aux valeurs de fractionnement : inutile d'espérer saisir au clavier les jour et heure d'arrêt et de reprise !

Un rétroplanning est un planning ordonnancé au plus tard. Avec MS Project, rien de plus facile que de travailler en rétroplanning. Avant de créer les tâches, Projet => informations sur le projet, puis prévisions à partir de la date de fin.

Observez que la rubrique date de début est désormais grisée et non modifiable. Normal : la date de début sera calculée par le logiciel.

Dès lors, toute tâche créée se positionnera au plus tard.

En conséquence, la totalité des tâches, n'ayant plus aucune marge, sont critiques.

La WBS (Working Breakdown Structure) est tout simplement la liste des tâches figurant à gauche du diagramme de gantt.

Tout projet quelque peu important se décompose en phases successives et/ou en lots de travaux. Cette hiérarchisation des taches du WBS est très facile à prendre en compte dans Project. Il suffit de décaler (abaisser) les tâches sélectionnées à l'aide de l'icone flèche verte.

Voici le résultat obtenu. Vous voyez le principal intérêt de la tâche récapitulative : elle vous donne un accès direct aux totaux de toutes les valeurs numériques, ici le coût du projet.

Microsoft Project accepte sans problème les différentes unités de temps. Il suffit de saisir h pour heures, m pour minute, etc.. MS Project effectue ses calculs en minutes. Le logiciel convertit sans problème les heures en minutes. Pour ce qui concerne la conversion des jours, semaines et mois, c'est à l'utilisateur d'indiquer le facteur de conversion. Cette opération se fait par le menu déroulant outil => modifier le temps de travail => onglet options. Dans l'exemple, la journée standard vaut 7 heures, la semaine vaut 5 jours et le mois vaut 20 jours.

Si par exemple vous souhaitez planifier une série de 20 revues de projet (réunions), il serait maladroit de créer 20 tâches différentes. MS Project vous offre la possibilité de créer une tâche répétitive par le menu insertion => tâche périodique.

Attention : pour affecter une (ou des) ressource(s) sur la tâche périodique, n'utilisez pas la colonne "nom ressources" car le travail de la ressource sur la tâche correspondrait non pas au total des heures de réunion (par exemple 10 heures-homme pour 10 réunions d'une heure), mais à la totalité du temps ouvré entre le début de la première réunion et la fin de la dernière(par exemple 9 fois 35 heures, soit 316 heures-homme). C'est une totale aberration comme il y en a quelques-unes dans MS Project !

La boite de dialogue vous permet de paramétrer notamment la durée et la fréquence de la tâche répétitive.

Attention :

1- N'oubliez pas de spécifier la durée de la réunion

2- Pour pouvoir régler l'heure de début de la réunion, modifier le format de date par la commande Outil => options => affichage => format de date

3- Observez que MS Project indique Calendrier : Aucun. C'est une idiotie comme MS Project en recèle quelques-unes. Bien entendu le calendrier par défaut est le calendrier standard.

Cliquez sur "OK" Voici le résultat :

Attention : Cette fonction est affectée d'un problème de fonctionnement toujours pas résolu sur la version 2007.

MS Project propose parmi les outils de contrôle de l'avancement les lignes isochrones, reproduction numérique du "fil de laine" des pionniers de la planification.

Ce mode de suivi fonctionne en planification par les durées c'est à dire qu'il n'y a pas besoin d'avoir affecté des ressources aux tâches.

Attention !! Avant de saisir les valeurs d'avancement vous devez aller dans Outils => Options => Calcul et cocher la case " Répartir les modifications du % ........ " Sinon, la courbe ne pointera pas (vers la droite) les tâches en avance. Encore un de ces pièges dont MS Project est truffé !

Pour obtenir les lignes isochrones, outil => suivi => courbes d'avancement puis déclarer l'avancement de chaque tâche par information sur la tâche onglet général

Le seul reproche que l'on puisse faire à cet outil de suivi est que les conséquences du retard d'une tâche n'apparaissent pas : les tâches successeurs de celle en retard restent à leur date du planning de référence.

Etape 1 :

Ouvrir l'affichage gantt-suivi. Les tâches apparaissent sous la forme de fines barres de couleur, rouges pour les tâches critiques et bleu pour les non critiques. La valeur de l'avancement en temps est indiquée.

Etape 2 :

Par l'opération outil => suivi => enregistrer la planification initiale, on fige la planification prévisionnelle, qui devient le planning de référence. Celui-ci apparaît sous la forme de barres grises.

Etape 3 :

Si par exemple la tâche A commence avec du retard, la barre de couleur se décale vers la droite et l'écart est mis en évidence. Si la tâche en retard a des successeurs, ceux-ci sont décalés. Le chef de projet dispose ainsi d'un excellent outil d'aide à la décision.

Traditionnellement on appelle ressources les individus engagés dans le projet. Plus généralement est appelée ressource toute "chose" contribuant à la réalisation d'une tâche : une personne (Paul Durand), un groupe de personnes (Maçons), un matériel (Bétonnière), un matériau (béton)

Project propose 5 types de ressources :

- Les individus, ici Paul Durand.

- Les groupes d'individus, ici une équipe de 5 maçons (capacité maximale =5)

- Les matériels, ici la bétonnière.

- Les matériaux, ou consommables (appelés à tort "matériels") ici le béton (type matériel)

- Les ressources de type coût, une nouveauté de la version 2007 (type coût)

Attention : Bien que l'on puisse créée les ressources de type travail directement depuis le diagramme de gantt, on ne peut que déconseiller cette procédure aux débutants, qui risquent de créer des doublons. Les ressources se créent préférentiellement dans affichage => tableau des ressources.

Vous avez remarqué dans la table des tâches une colonne intitulée "capacité maximale". Pour une ressource qui serait constituée de plusieurs personnes, la valeur indique le nombre de personnes, par exemple 500% signifie que l'on dispose d'une équipe de 5 personnes. Si la valeur est inférieure à 100% il faut comprendre que la ressource est affectée au projet à temps partiel. Dans l'exemple ci-contre, on considère que Frédéric consacre 75% de son temps au projet et 25% à des tâches hors projet.

Lorsque vous créez des ressources, MS Project leur associe systématiquement un calendrier. Ce calendrier est une copie du calendrier standard du projet. Revenez dans outils => modifier le temps de travail. Vous trouvez désormais dans la liste déroulante les calendriers de vos ressources. Vous pouvez prendre en compte les périodes de congé, d'absence ou les horaires particuliers de chaqu'un.

Lorsqu'on planifie un projet très en amont, il est inutile - et souvent impossible -  de désigner les ressources par le nom des individus qui vont accomplir les travaux. La logique est de désigner les ressources par la compétence requise. Par exemple si l'on dispose de quatre développeurs Jean, Paul, Fred et Max, on affectera à chaque tâche de développement la ressource "développeur". C'est seulement au moment de lancer les travaux que l'on remplacera pour chaque tâche concernée la ressource développeur par un ou plusieur individus.

MS Project vous permet de définir qu'une ressource est générique. Pour cela, affichage => tableau des ressources, insérer une colonne générique puis sélectionnez oui chaque fois que c'est la cas. Observez qu'un double visage apparait dans la colonne information pour toutes les ressources génériques, y compris les brouettes !

Le fait qu'une ressource soit générique ou pas ne change rien aux calculs effectués par MS Project, notamment lors de la résolution des surutilisations (nivellement). C'est seulement une indication à usage du planificateur.

Comme souvent avec MS Project plusieurs procédures permettent d'obtenir le même résultat. Pour affecter des ressources à une tâche, projet => informations sur la tâche, onglet ressources.

Attention : Lorsque vous affectez plusieurs ressources à une même tâche, faites l'opération en une seule fois. Si vous quittez la boite de dialogue pour y revenir, MS Project interprète votre geste comme la volonté de modifier les affectation et il recalcule à votre insu les durées de tâche.

Attention : N'affectez pas vos ressources sur la tâche périodique en saisissant leur nom dans la colonne "nom ressources"  ! Voici ci-contre se qui se passe si vous faites l'erreur : Il y a une réunion de deux heures par semaine, pendant 4 semaines, soit 8 heures de réunion en tout. Or le logiciel affecte jean à plein temps, soit 40 heures par semaine. Encore un fonctionnement illogique et piégeant de MS Project

Voici la même opération effectuée en utilisant la boite de dialogue "affecter les ressources". Bob a été affecté comme précédemment sur la tâche périodique. Le résultat est désormais correcte : Project a bien affecté Bob sur les occurences de la tâche et non sur la tâche elle-même, et ceci en une seule opération quel que soit le nombre de ces occurences.

Bien entendu vous pouvez librement changer les affectations réunion par réunion.

A partir du moment ou l'on a affecté des ressources, Project calcule la valeur du travail pour chaque tâche et au niveau des tâches récapitulatives.

Pour obtenir les valeurs de travail il suffit d'insérer une colonne "travail"

Attention : L'unité "hr" utilisée par Project est source de confusion. Travail et durée sont deux notions différentes. Prenez l'habitude d'utiliser les heures comme unité de durée et les heures-homme ou les journées-homme comme unité de travail.

Une ressource affectée pendant une période de temps au-dela de sa disponibilité est dite surutilisée. Cette surutilisation n'est pas acceptable et nécessite un traitement. Dans l'exemple ci-contre, Paul Durand est utilisé à 150% le lundi et le mardi.

Dans l'affichage => Tableau des ressources, les ressources en surutilisation apparaissent en rouge.

Pour faire un diagnostic précis des surutilisations, vous pouvez procéder comme suit : Fenêtre => fractionner, activer la fenêtre du bas, affichage => graphe des ressources, activer la fenêtre du haut, sélectionner une tâche. Les ressources affectées à la tâche sélectionnée apparaissent dans la fenêtre du bas. Les flèches de défilement permettent de faire défiler les différentes ressources affectées à la tâche.

Astuce : pour scruter en une seule opération la totalité des ressources du projet, sélectionner, dans la fenêtre du haut, la totalité des tâches.

Une des principales richesses de MS Project est son algorithme de résolution des surutilisations. On obtiens la boite de dialogue ci-contre par outils => audit des ressources.

Attention : On pourrait penser que le bouton "OK" déclenche l'opération. Il n'en est rien ! Il faut cliquer sur "auditer maintenant".

Attention : Si vous conservez le paramétrage par défaut "jour par jour", les plages de surutilisation de durée inférieure à une journée ne seront pas traitée et la ressource continuera d'être signalée comme surutilisée.

Dans ce cas simple et peu contraint, Project a résolu facilement la surutilisation en retardant la tâche A.

Ci-contre la boite de dialogue "information sur la tâche" onglet "avancées". MS Project propose 5 modes de calcul.

Pour en savoir plus sur ce fonctionnement complexe, vous pouvez télécharger le document pdf ci-dessous.

Voici le mode opératoire :

1- Divisez votre écran en 2 (fenêtre => fractionner), en ayant le "Tableau des Ressources" en haut et le "Graphique de Ressource" en bas.

2- Formatez vos styles de barres pour le Graphe des Ressources (fenêtre du bas) de la façon suivante :

Clic droit dans la partie graphe des ressources et sélectionner "travail" (les unités ou le taux ne sont pas cumulables, ce qui est normal)

Menu déroulant format => style des barres. La tenêtre qui s'ouvre est partagée verticalement en deux parties. La partie droite concerne la ressource sélectionnée. Il faut mettre "afficher => aucun affichage" pour les trois sélections.

La partie gauche concerne les ressources sélectionnées. Il faut mettre pour trois choix "afficher => barre"

3- Ensuite il suffit de sélectionner dans le tableau des Ressources (fenêtre du haut) celles dont on veut cumuler la charge. Utiliser la touche CTRL pour choisir une partie seulement des ressources. Pour tout sélectionner, Sélectionnez la première ressource, maintenez la touche shift enfoncée, sélectionner la dernière ressource. Bien entendu il est possible aussi de filtrer sur une partie de la liste des ressources.

Vous pouvez saisir dans la colonne Taux standard de la table des ressources (affichage => tableau des ressources) le taux horaire des ressources. Dès l'ors, le logiciel calculera pour chaque tâche son coût de ressource. Seule exception les ressoures de type coût (par exemple les frais de déplacements) dont le montant est fixé tâche par tâche.

L'onglet coûts donne accès aux 5 tarifs A, B, C, D et E.

Pour chaque taux il est possible de définir une valeur différente correspondant chacune à une période calendaire, un taux d'heures supplémentaires et un coût fixe déclenché à chaque nouvelle affectation de la ressource sur une tâche.

Dans un deuxième temps, et après avoir affecté la ressource dans le gantt , menu déroulant fenetre => fractionner, puis dans la fenêtre du bas : affichage => utilisation des tâches, puis
double-clic sur l'affectation (dans la partie gauche tableau) pour ouvrir la boite de dialogue informations sur l'affectation
onglet général, puis enfin choisir le taux dans la liste déroulante "table des taux de coût"

L'écran ci-contre a été obtenu comme suit : depuis le diagramme de gantt, fenêtre => fractionner, puis activer (cliquer dans) la fenêtre du bas, affichage => utilisation des tâches puis insérer une colonne "heures sup"

MS project permet le travail en multi-projets. Il se peut que vous utilisiez les mêmes ressources sur plusieurs projets. Dans ce cas ne faites pas l'erreur lorsque vous créez un nouveau projet, de re-saisir des ressources qui existeraient déja dans un autre fichier. Ouvrez le projet source contenant vos ressources. Ouvrez le projet cible dans lequel vous allez les utiliser. Ouvrez la boite de dialogue outil => partage des ressources => partager les ressources. Cochez "utiliser les ressources de.. es sélectionnez le fichier source. Validez. Constatez que désormais les ressources apparaissent dans affichage => tableau des ressources. Désormais MS Project effectuera le nivellement en multi-projets.

De la même façon que l'on peut définir des priorités de tâche, on peut fixer des priorités de projet. La valeur moyenne de priorité est 500. Cette valeur peut être modifiée. La plage de priorité va de 0 à 1000. Une valeur plus élevée rend le projet plus priritaire. Lors du nivellement en multi-projets, MS Project évitera de retarder les tâches 'et de retarder la date de fin) d'un projet prioritaire.

L'une des grandes qualités de MS Project est l'étendue des possibilités de personnalisation. Voici le type de tableau de bord que vous pouvez réaliser en quelques dizaines de minutes. Le projet-maître consolide 4 projets différents. Dans la colonne "qualité coûts", les symboles changent automatiquement de couleur lorsque l'écart de coût réel/prévu dépasse la limite que vous avez fixée. Dans le diagramme de gantt, les jalons (losanges) changent de couleur : blanc = position prévue. vert jalon atteint à la date prévue ou en avance. Rouge : jalon atteint en retard ou retardé.

La façon de réaliser cette personnalisation est expliquée dans les paragraphes suivants.

Vous avez probablement été amené à utiliser le zoom pour adapter l'échelle du diagramme de Gantt à vos souhaits. C'est une façon rapide d'obtenir le résultat voulu, mais avec l'inconvénient que les graduations et les "étiquettes" de ces graduations ne conviennent pas pour l'impression ou la projection du planning. Si vous voulez personnaliser l'échelle de temps, voici le mode opératoire : Double-clic sur l'échelle de temps pour ouvrir la boite de dialogue "échelle de temps". Vous pouvez choisir de 1 à 3 niveaux d'échelle de temps et choisit les "étiquettes"

Les utilisateurs avertis éprouvent tous le besoin de de personnaliser l'interface diagramme de gantt : changer la couleur des tâches, faire apparaitre tel ou tel texte, etc...

Il y a trois façons de personnaliser l'interface, la plus rudimentaire, et que l'on ne peut que déconseiller consiste à intervenir individuellement sur chaque tâche. Par un clic droit sur la barre du gantt, on accède à la boite de dialogue mise en forme de la barre.

Une personnalisation "professionnelle" vise à utiliser au mieux les automatismes du logiciel. Avec les deux méthodes présentées ci-après, toutes les tâches d'un même type prendront automatiquement l'apparence que vous avez choisi pour ce type. Ceci vaut bien entendu pour toute nouvelle tâche créée ou pour une tâche qui change de type (par exemple qui devient critique. Pour effectuer cette personnalisation "générique" les plus paresseux se laisseront guider par l'assistant proposé par MS Project.

L'interface de MS Project se prète à une personnalisation poussée. Ici nous avons représenté les marges libres et totales par de fines barres de couleur et nous avons fait en sorte que les tâches critiques apparaissent en rouge (format => style des barres)

Attention : La personnalisation individuelle des tâches prime sur la personnalisation générique. Pour supprimer la personnalisation individuelle, clic droit sur la barre puis mise en forme de la barre puis bouton rétablir.

Dans la configuration par défaut du logiciel et dans l'affichage "diagramme de gantt", MS Project affiche à droite de la barre le nom des ressources affectées à la tâche. Bien entendu vous pouvez choisir d'afficher une information différente. La procédure est la suivante :

1- menu déroulant "format => style des barres"

2- Sélectionner dans la liste des styles le type de barre auquel vous souhaitez attacher le texte

3- Onglet "texte". choisissez la position du texte par rapport à la barre

4- Un menu déroulant vous propose la liste des champs de tâche. Choisissez celui que vous voulez voir apparaître.

Attention : si vous optez pour un texte "au-dessus" ou "au dessous" de la barre, la hauteur des lignes du tableau va augmenter, ce qui peut être génant.

Etape 1 : Créer la liste déroulante correspondant aux valeurs possibles du critère. Pour cela, menu outils => personnaliser => champs puis choisir le champ texte 1 puis bouton choix. Saisir la liste des valeurs.

Etape 2 : Définir le groupe. Pour cela Projet => regrouper => plus de groupes puis bouton nouveau.

Etape 3 : Ajouter une colonne correspondant au champ "Niveau de risque". Insertion => colonne puis choisir le champ texte 1

Etape 4 : Regrouper. Pour obtenir le regroupement par niveau de risque, Projet => Regrouper par => Plus de groupes puis sélectionner le groupe "taux de risque" et cliquer sur appliquer

Etape 1 : Créer la macro. Pour cela ouvrir la boite de dialogue par outil => macro => enregistrer une macro. Donner le nom et choisir la touche de raccourci.

Etape 2 : enregistrer la macro. Pour cela il suffit de réaliser l'opération de regroupement. La procédure accomplie sera automatiquement mémorisée. Projet => Regrouper par => Plus de groupes puis sélectionner le groupe "taux de risque" et cliquer sur appliquer

Etape 3 : arréter l'enregistrement par outil => macro => arrêter l'enregistrement

Etape 4 : procéder à l'identique pour créer la deuxième macro correspondant au raccourci (Ctrl q) pour le retour à la configuration de départ.

commander par un simple raccourci clavier (Ctrl a) le regroupement et par (Ctrl q) le retour à la configuration d'origine.

Vérifiez que le raccourci clavier (Ctrl a) commande le regroupement et (Ctrl q) le retour à la configuration d'origine. C'est magique !

Lorsque vous avez à manipuler un très grand nombre de tâches, il est indispensable de pouvoir afficher à l'écran les seules tâches qui vous intérressent. Par exemple les tâches affectées à la ressource Paul ou les tâches en retard...

MS Project vous permet de faire votre sélection de façon très rapide grace au filtre automatique.

Pour mettre en service le filtra automatique, cliquez sur l'icone "filtre automatique" en forme d'entonnoir.

Vous remarquez que désormais un bouton en forme de triangle figure en tête de chaque colonne du WBS. En cliquant sur ce bouton vous obtenez une liste déroulante. Vous pouvez choisir l'un des items proposés ou faire un choix plus fin. Pour celà, choisissez "personnalisé"

Une boite de dialogue s'ffiche alors. Il ne vous reste plus qu'à spécifier vos critères de recherche. Dans l'exemple on recherche toutes les tâches dont le libellé contiendrait le mot "gamme"

Le logiciel a trouvé une seule tâche correspondant à ce critère. Remarquez que le titre de la colonne est désormais de couleur bleue, signe que vous avez effectué une sélection sur le champ correspondant à cette colonne.